Til vores seneste Frivilligkoordinatorens Værksted deltog udelukkende koordinatorer fra idrætsverden, og det gav en god anledning til sammen at reflektere over de fælles muligheder og udfordringer. Her har vi samlet tre af de vigtige erkendelser, som satte særligt aftryk i samtalerne – og som måske også kan inspirere dit videre arbejde med frivillighed.

1. Formålet først – hvorfor engagerer vi frivillige?

Det kan være nærliggende at tænke på frivillige som “ekstra hænder” til at løse en praktisk opgave. Prøv engang at billed-google “frivillighed” – så ser du hurtigt en strøm af illustrationer med hænder, der rækker op, ud eller frem. De er som regel farverige, men også ansigtsløse.

Selvom det er en udbredt måde at visualisere frivillighed på, risikerer vi med det billede at overse det, der gør frivillighed til noget særligt.

På værkstedet blev det tydeligt, hvor vigtigt det er at sætte ord på, hvorfor man engagerer frivillige, og hvilken værdi de bringer – ikke kun for selve eventet, men også for deltagerne, organisationen, fællesskabet og samfundet som helhed. Og for den frivillige selv, ikke at forglemme.

Når formålet og værdien er tydelig, bliver det lettere at skabe en god oplevelse, matche forventninger og kommunikere meningsfuldt – både internt og over for de frivillige. Og når vi synliggør værdien – i første omgang ved at sætte ord på – bliver det også muligt at skabe mere af den.

👉 Hvordan sætter du ord på formålet med jeres frivilligindsats – og hvordan lader du det skinne igennem i din kommunikation med de frivillige?

2. At lede i to retninger – frivilligkoordinatorens særlige position

Frivilligkoordinatorer står ofte i et spændingsfelt mellem organisationens formelle hierarki og det meningsbårne frivillige fællesskab.

På den ene side er man en del af en organisatorisk struktur, hvor opgaver fordeles ud fra roller, kompetencer og ansættelsesforhold – og hvor frivilligkoordinering ikke altid anses som en kerneaktivitet. Her er det koordinatorens opgave ikke blot at løse sin egen opgave, men også at skabe gode rammer for selve arbejdet med frivillige. Det kræver evnen til at lede opad i organisationen, skabe forståelse for frivillighedens betydning og synliggøre værdien af de frivilliges bidrag.

På den anden side har koordinatoren ansvar for at engagere og koordinere en gruppe mennesker, der står uden for det formelle system. Her gælder helt andre logikker – når det kommer til motivation, ansvar, tilknytning og belønning. Frivillige deltager af lyst og mening – ikke af pligt – og det stiller særlige krav til relationer, kommunikation og fællesskab.

Frivilligkoordinatorens rolle kræver altså evnen til at navigere i to parallelle systemer: Ét, hvor struktur og ansvar er formaliseret – og ét, hvor relation og mening er drivkraften. Det er en rolle med stort potentiale, som kræver et særligt sæt af kompetencer – og som ofte fortjener mere anerkendelse, end den får.

👉 Hvordan balancerer du din rolle mellem organisatoriske strukturer og de frivilliges engagement – og hvad kunne styrke dig i den position?

3. Nye frivillige, nye muligheder – når fællesskabet begynder forfra

På værkstedet talte vi om den store forskel, der ligger i at koordinere frivillige, man kender i forvejen – og at skulle tage imod en helt ny gruppe mennesker. Mange har erfaring med frivilliggrupper, hvor man har opbygget tillid over tid, kender hinandens styrker og rutiner – og hvor opgaverne er velkendte for både koordinator og frivillig.

Men det billede ændrer sig, når man står med et større event og en gruppe frivillige, man aldrig har mødt før. Måske taler de et andet sprog, kommer med forskellige kulturelle erfaringer – og måske er det deres allerførste frivilligvagt. Det sætter større krav til frivilligkoordinatorens værtskab, instruktion og forventningsafstemning. Det kræver noget særligt at få alle til at føle sig trygge og inkluderet fra første møde.

Men i udfordringen ligger også en mulighed: Med mange nye frivillige kan den fælles opgave, den enkeltes oplevelse og begivenheden i sig selv komme i centrum. Fokus er på at opbygge et fællesskab mere forfra. Her er dynamikkerne ikke farvet af tidligere konflikter, klikker eller privilegier – som alle etablerede frivilligfællesskaber også rummer. Det kan være befriende og give plads til, at nye relationer og nye roller opstår.

👉 Hvordan tilrettelægger du modtagelsen af nye frivillige, så de føler sig inkluderet og forbundet med opgaven – også når du ikke kender dem på forhånd?

Har du spørgsmål eller ønsker du sparring om nogle af pointerne? Så er du altid velkommen til at skrive til os på [email protected].